Nu är det dags att berätta om ett skolboksexempel på hur ett IT-projekt ska planeras, kommuniceras och genomföras. Här är historien om hur vi byggde Arkipelagens intranät. Du får också veta vilka fördelar det ger de 350 företagen på Nordens största kontorshotell.
En gedigen förstudie: grunden till ett lyckat IT-projekt
Vi drog igång utvecklingen av Arkipelagens intranät efter en rejäl förstudie tillsammans med projektledaren Titti Jonsson. Databashjälp fick vi av Filemakerproffset Mattias Jarlstedt. Men vi tar det från början.
Arkipelagen är Nordens största kontorshotell med cirka 350 företag och 500 rum. De är fördelade på anläggningar i Sisjön, Hildedal och på Järntorget i Göteborg.
Service with a smile och en massa event. Inte konstigt att hyresgästerna knappt vill gå hem..
På Arkipelagen möts du av ett leende från Fia, Linn, Susanne och Ann-Lis i receptionen. Kaffemaskinerna håller baristaklass och anläggningarna är riktigt fräscha. Du slipper känna dig ensam. Toapappret tar aldrig slut, handspriten finns alltid nära och posten och dina besökare tas emot med kärlek.
Har du tur vill kontorshunden Chilli på Sisjön busa lite med dig. Eller så är sömmerskan på plats och lägger gärna upp dina chinos medan du jobbar.
Dags att digitalisera en toppmodern arbetsplats och skapa tydliga fördelar för hyresgästerna
Arkipelagen är ett modernt kontorshotell och en omtyckt social arbetsplats. VD Daniel Carlsson skapade den och har tillsammans med den engagerade personalen förfinat den med stor framgång. Resultatet är tre anläggningar fulla av gemenskap, trivsel och happenings.
Här finns restaurang, lounger, träningspass, event och frukostmöten. Hyresgästerna behöver anmäla sig till aktiviteterna. För att det skulle fungera smidigt krävdes en dos digitalisering.
Arkipelagens intranät: effektivt, lätt, snyggt och aktiverande
Vi låter Titti Jonsson, projektledare med svart bälte i förstudier, berätta hur behovet av ett intranät uppstod.
Arkipelagen är en levande arbetsplats där en mängd sociala aktiviteter anordnas. För att boka ett träningspass fick man tidigare anmäla sig på listor i receptionen, vilket var både krångligt och tidskrävande. Man insåg snabbt att ett skräddarsytt intranät skulle göra bokningsförfarandet så mycket smidigare för alla parter. Personalen slipper då att administrera bokningarna, vilket spar rejält med tid.
Här nedan berättar vi om några av fördelarna som intranätet ger.
Vad sägs om den här listan med fördelar som det nya intranätet för med sig?
Arkipelagens intranät ger både direkta och indirekta fördelar:
- Personalen slipper administrationen som bokningarna tidigare förde med sig och kan i stället lägga mer tid och kärlek på hyresgästerna
- Trivseln ökar bland hyresgästerna och Arkipelagens varumärke stärks ytterligare
- Fler deltar i aktiviteterna när det är så smidigt att boka, vilket leder till fler aktiviteter, nya samarbeten och affärsmöjligheter
- Externa företag som erbjuder sina tjänster på Arkipelagen kan lättare planera och berätta om sina besök och på så sätt öka sin lönsamhet
- Hyresgästerna känner sig sedda, välkomna och trivs så bra att de knappt vill gå hem
VD Daniel Carlsson: Vilka ser DU som de största fördelarna med intranätet?
Enkelheten för oss och våra kunder. Här kan våra kunder boka olika tjänster oavsett var de är t.ex. lunch, konferensrum, olika event eller köpa vissa produkter. Då allt går in i vår databas så har vi total kontroll över vad som händer samt att all ekonomisk information blir rätt. Hyresgästerna hittar all information på samma ställe och de vet var man bokar de tjänster som man är behov av.
Aktiviteter som genererar vinster och samarbeten både socialt, affärs- och hälsomässigt
Arkipelagens hyresgäster vet att sociala aktiviteter ofta ger vinster och samarbeten, både socialt, affärsmässigt och hälsomässigt. På aktiviteterna lär du känna nya vänner och har roligt tillsammans. Populära aktiviteter som lunchgolf, föreläsningar och konditionspass leder inte sällan till nya samarbeten och avtal.
Med intranätet kan du nästan boka ett träningspass, en massage eller lunch i sömnen, så enkelt är det...
Efter förstudien följde vi Tittis konceptdesign och samarbetet flöt på väldigt bra. Sprint för sprint växte ett modernt intranät med rätt funktionalitet fram. Med fokus på användarvänlighet och funktion blev resultatet ett grafiskt tilltalande paket. Nu kan Arkipelagarna nästan boka in sig på olika event i sömnen.
Med andra ord har vi gjort det busenkelt att boka pass, beställa lunch, delta i föreläsningar, boka konferensrum och skapa egna event. Du kan dessutom bjuda in andra till dem. Precis som det ska vara.
Förstudien: grunden till projekt som ökar din lönsamhet och stärker ditt varumärke
Alla projekt har sina utmaningar. Vilken var den största i det här uppdraget?
Förstudien var en rejäl utmaning. Och ack så viktig. Den var väldigt grundlig och vi identifierade de önskemål som fanns samt vad Arkipelagens intranät ska hjälpa till med.
Det blev en hel del skisser, idéer och diskussioner som hela tiden förfinades och justerades. Med ett tight samarbete som följde den konceptdesign som tagits fram byggde vi tillsammans ett Intranät som uppfyllde kraven och som dessutom är väldigt enkelt att använda, berättar Titti.
Arkipelagens Intranät är ett skolboksexempel på hur ett riktigt bra IT-projekt bör kommuniceras och genomföras
En av våra utvecklare ger här sin syn på projektet:
Arkipelagens intranät är ett skolboksexempel på hur ett riktigt bra IT-projekt bör kommuniceras och genomföras. Titti gjorde ett starkt jobb med förstudien. Kraven var tydliga, vilket skapade ordning och reda. Alla var införstådda och höll sina roller.
Vi jobbade i samma takt och tappade aldrig fart. Utan Mattias hade dock kugghjulen stått still. Han hade en gedigen databaskompetens och fyllde lätt de luckor som behövdes, alltid med en härlig inställning.
Nu när all info finns på ett och samma ställe kommer hyresgästerna att bli positivt överraskade
Den största fördelen som intranätet för med sig till Arkipelagens hyresgäster är att man numera hittar all information på ett och samma ställe. Dessutom har samarbetet inom gruppen fungerat väldigt bra. Jag tycker att alla har löst sina uppgifter på ett professionellt sätt. Det märks att alla behärskar sina respektive områden och att vi kompletterar varandra, berättar Mattias.
Ett starkt resultat, med härlig attityd och ett proffsigt genomförande från start till mål
Ett starkt resultat, många skratt, en Slackkanal med härlig attityd och kreativa utmaningar som hanterades på löpande band. Allt det gör Arkipelagens intranät till ett projekt vi ser tillbaka på med glädje. #EpicWin
Flera av våra kunder har Arkipelagen som bas. Spana in dessa proffs här!
Det är ingen slump att Titti, Mattias och ytterligare 300 andra företag har sin bas på Arkipelagen. De trivs helt enkelt. Tittis företag heter Code Solutions och Mattias finns på Omega Teknik AB.
Flera av våra andra kunder har också Arkipelagen som bas. Ett exempel är Biototal, som vi har byggt en app åt och intervjuat om appens fördelar. Ett annat är SafeExit, vars kundzon vi har byggt. Den förenklar logistik och orderhantering rejält.
Titti skräder inte orden om hur samarbetet fungerat :)
Slutligen, Titti, du har ju jobbat med oss i flera tidigare projekt. Gick det bra även den här gången?
Det är så roligt att arbeta med er på Activator. Ni är outstanding att ha att göra med och har även en förmåga att alltid tänka steget före. Ni har dessutom ett väldigt bra säkerhetstänkande. Vi har som sagt samarbetat i ett flertal projekt genom åren. Med väldigt goda resultat.
Titti Jonsson, VD